A produção de eventos corporativos não é uma tarefa fácil, ainda mais quando não há equipe interna para isso ou até mesmo orçamento apertado. Mas saiba que é possível organizar eventos na sua empresa de forma eficiente e descomplicada. 

Segundo Rodrigo Coutinho, da prCouti Comunicação, organizar um evento costuma tomar até 80% do tempo integral da área de marketing e comunicação de uma empresa. Com isso, surge uma das principais dores, o orçamento apertado. 

“Sabemos que as empresas costumam segurar a verba para a realização de eventos, principalmente se internos, como workshops para colaboradores e campanhas de endomarketing. Para produzir eventos, uma equipe de marketing precisa se dedicar ao máximo durante a organização, 80% do tempo eu diria. Essa é uma situação crítica, que pode fazer a produção de um evento ir por água abaixo, mas é a realidade de muitas empresas”, explica. 

Pensando em ajudá-lo na organização de eventos da sua empresa, separamos algumas dicas valiosas de como fazer de forma eficiente e agradar aos executivos da empresa, bem como os seus participantes.

Planejamento e tempo são as respostas chaves na produção de eventos

Muitos se enganam ao pensar que produzir eventos é o mesmo que planejar um evento. Saiba que planejamento é a fase que antecede a de produção, é nela que você definirá o tipo de evento, orçamento, objetivos e metas, antes mesmo da execução. Sendo assim, a fase de cotação de preços e fornecedores não entram no planejamento, e sim na fase de produção. 

Um evento deve ser bem planejado, e para planejar é preciso ter tempo e disposição. O ideal é planejar três tipos de eventos e apresentá-lo para o superior imediato, assim ele escolherá o que achar conveniente. 

Não sabe como produzir um evento corporativo? Consulte uma agência de relações públicas

Como saber quais tipos de eventos escolher para a minha empresa?

Essa é uma dúvida comum no planejamento que antecede a produção de eventos, qual é o tipo ideal para a minha empresa? A resposta está no objetivo do evento, público-alvo e budget. 

Antes de definir é preciso analisar a situação, às vezes um workshop a colaboradores em comemoração ao aniversário de uma empresa pode ser mais econômico e trazer mais resultados, do que investir em distribuição de presentes, por exemplo. 

Já na produção de eventos externos, como excursões, festas de fim de ano, intercâmbio ou feiras, devem se considerar o budget liberado para tal, escolhendo a que incluir custos baixos.

Independente do objetivo, é importante considerar se o evento causará impactos positivos nos participantes, de nada adianta investir caro na produção de eventos, sendo que ele não será de agrado do público. 

Orçamento apertado: Como driblar na produção de eventos

Trabalhar com o orçamento apertado na produção de eventos é um risco que toda empresa corre e que pode fazer o evento ir por água abaixo, mas saiba que dá para mudar isso. A alternativa mais comum é recorrer a empresas especializadas, como consultorias e agências de comunicação, pois possuem facilidade em trabalhar com qualquer tipo de orçamento.

O segredo é começar pelos fornecedores, seja assertivo na cotação, solicite o orçamento somente dos fornecedores com os preços acessíveis. Não adianta ir direto na empresa top do segmento sendo que não terá verba para pagar, salvo em alguns casos, onde a variação de preços das concorrentes não muda muito. 

Escolha três empresas para cada tipo de fornecedor, em seguida analise preço, escopo de trabalho e a entrega. No final feche com a que apresentar melhor custo benefício. 

Ainda batemos na tecla da terceirização, uma agência especializada em eventos, como a PR Couti, por exemplo, possui uma lista de fornecedores de diversos portes à disposição, além disso, agências costumam considerar o fee no orçamento disponível, sem que a empresa tenha que tirar de fora para pagá-la pela realização do trabalho.

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Use e abuse da tecnologia na produção de eventos

Hoje a tecnologia facilita a produção de um evento, seja para concluir etapas ou até mesmo na organização de tarefas, contar com a ajuda de aplicativos e plataformas pode otimizar em até 90% a produção de um evento corporativo.

Aplicativos como Google Agenda e Trello podem ajudar na organização de tarefas, já o Sympla, Eventbrite e Super Planner ajudam a concluir etapas como ingressos, sorteios e fornecedores. Utilizar as redes sociais também na produção de eventos é essencial, com o Linkedin você pode contratar profissionais para palestrar no evento, já no Pinterest você encontra referências de brindes, decoração e ambientes. Enfim, existe uma gama de possibilidades tecnológicas que facilitam a organização de um evento corporativo.

Acompanhe o desenrolar da produção de eventos

O grande erro ao produzir eventos é não acompanhar o andamento das coisas. Muitas empresas desistem no meio do caminho, por quê o fornecedor não entregou algo como deveria ou teve problemas durante a execução do projeto. No início do artigo falamos que produzir um evento demanda tempo, e a parte da execução é a que mais exige dedicação. Cabe a empresa certificar-se que tudo está indo conforme o esperado, como por exemplo, cobrar fornecedores, fiscalizar serviços da equipe de montagem, estar em constante contato com o palestrante e com a empresa de buffet contratada para que eles não desistam de comparecer, aliás, imprevistos acontecem. 

Por mais que seus fornecedores se desculpem e estejam dispostos a arcar com o prejuízo, o tempo para arranjar um substituto em caso de irregularidades é escasso, sendo assim, fique no pé para que nada possa atrapalhar o seu evento.

Aproveite o seu evento

Quem foi que disse que o organizador não pode aproveitar e desfrutar do evento organizado? Essa é uma forma de realizar um checklist final das coisas e acompanhar a aprovação do público participante. Além disso, é uma oportunidade de se relacionar frente a frente com os fornecedores e provar do serviço prestado.

Não tem porquê produzir um evento sozinho, saiba que existem empresas para te ajudar. Aqui na PR Couti nós somos experts em produzir eventos corporativos, sejam eles workshops, campanhas, treinamentos ou festas na empresa. Quer saber mais? acesse nossas redes sociais no Facebook, Linkedin e Instagram, ou nos mande um e-mail, escreva para contato@prcouti.com.br